Gérer votre association gratuitement : manifestations, membres et cotisations

Avant de choisir un outil, faites la liste de ce dont votre comité a vraiment besoin. Pour beaucoup de sociétés, l'essentiel tient en trois points : faire connaître ses manifestations, savoir qui sont ses membres et encaisser les cotisations.

Réunir les trois au même endroit évite de jongler entre un fichier Excel, un groupe WhatsApp et des relevés bancaires. Confiez le compte à une personne du comité, par exemple le ou la secrétaire, qui s'en occupera au fil de l'année.

Une manifestation qu'on ne trouve pas en ligne attire moins de monde. Publiez-la dès que la date et le lieu sont fixés : vous compléterez le programme plus tard.

Soignez la fiche : un titre clair, les dates, le lieu, une belle image et une description qui donne envie de venir. Partagez ensuite son lien partout où votre public vous suit : site, réseaux sociaux, newsletter.

Une liste de membres à jour sert toute l'année : convocations, cotisations, coups de main. Commencez par découper votre société en groupes qui ont du sens, par exemple le comité, les membres actifs, les juniors et les membres soutiens.

Plutôt que de tout saisir vous-même, repartez de votre fichier existant ou laissez chacun s'inscrire. Ajoutez ensuite quelques tags utiles, comme une compétence ou un permis : vous retrouverez la bonne personne en un coup d'œil.

Fixez les montants avant d'écrire à qui que ce soit : un montant unique pour tout le monde, ou une grille selon le profil, par exemple membre actif, junior et soutien. Choisissez aussi une échéance claire.

Pour une dépense ponctuelle, comme un voyage, un repas ou un équipement, demandez plutôt à chaque personne concernée le montant qui lui revient.

Pour être payé vite, le paiement doit être simple : chacun paie depuis son téléphone, en quelques secondes, sans recopier de numéro de compte.

Envoyez la demande à tout le monde au même moment, puis laissez quelques jours avant de relancer. Un seul rappel, bien placé, suffit souvent.

Le suivi des paiements est souvent la partie la plus pénible : relevés bancaires, noms qui ne correspondent pas, oublis. Gardez une seule liste où chaque membre a son statut.

Relancez seulement ceux qui n'ont pas encore payé, et notez vous-même ceux qui ont payé autrement, en espèces à l'assemblée générale par exemple.

Votre société organise une grande fête, un souper de soutien ou une saison chargée ? C'est le moment de regarder ce qui vous ferait gagner du temps.

Les modules payants se choisissent à la carte, selon ce que vous organisez : vous ne prenez que ce qui vous sert.