Faire le plan de table d'un souper : la méthode

Un plan de table ne se construit pas avec un total, mais avec des groupes. Une famille de quatre, une société de huit, un couple : c'est ce qui décide de la forme de chaque table.

Demandez donc aux gens de s'inscrire ensemble, en groupe, plutôt que chacun de son côté. Vous saurez d'emblée qui veut être assis avec qui.

Le meilleur plan du monde ne sert à rien s'il ne correspond pas à la salle. Relevez ce qui ne bouge pas : la scène, le bar, les entrées, puis le mobilier dont vous disposez vraiment.

Tables rondes ou longues, rangées de chaises : notez combien de places compte chaque table. C'est ce chiffre qui fera tenir, ou non, vos groupes.

Avant de placer qui que ce soit, comparez deux chiffres : les places dessinées et les personnes à asseoir. S'il manque des places, mieux vaut le savoir maintenant que le soir même.

Prévoyez aussi un peu de marge : une table à moitié vide vaut mieux qu'un groupe coupé en deux au dernier moment.

Placer cent personnes à la main, c'est une soirée de casse-tête : on déplace une famille, puis une autre, et tout est à refaire. Commencez par une répartition automatique, puis gardez la main pour les cas particuliers.

Les retouches se font ensuite une par une : rapprocher deux familles amies, éloigner une table de la sono, laisser une place libre près de la sortie.

Pour un souper de gala ou une soirée avec spectacle, les invités aiment choisir où ils s'assoient. Leur laisser ce choix vous épargne aussi les demandes de dernière minute.

Le principe est celui du cinéma : chacun voit les places libres et prend les siennes en s'inscrivant. Vous gardez la main sur le plan.

Le soir venu, l'accueil est le moment le plus chargé. Chaque invité doit trouver sa table en quelques secondes, sans que vous ayez à chercher dans une liste.

Affichez le plan à l'entrée, gardez la liste « qui est à quelle table » sous la main, et prévoyez une personne à l'accueil pour orienter les invités.